Outlookで、定型文や宛先を保存して利用する手順を備忘録的に投稿します。
Outlookのテンプレート
頻繁に使う宛先や、文面を「テンプレート」として保存しておくことができます。
［宛先］や［件名］も一緒に保存することができるので、月や週単位で送る集計メールなど頻繁に使うメールを保存しておいて再利用することができます。
1. 保存する文面を入力したメッセージを用意します。
2.［ファイル］メニューから［名前を付けて保存］を選択します。
3.［ファイル名を付けて保存］画面で［ファイルの種類］を［Outlook テンプレート］に変更して、拡張子を.oft でファイル名を追加して保存します。
これで、本文や件名、宛先などを保存することができます。
Outlookの［クイック アクセス ツール バー］に機能を追加する法についての詳細はこちらをご覧ください。
フォームの選択で開く
保存したテンプレートを開には、次の手順で開きます。
1. ［新しいアイテム｜その他のアイテム｜フォームの選択］を選択します。
2. 表示された［フォームの選択］画面で［フォルダーの場所］一覧から［ファイル システム内のユーザー テンプレート］を選択します。
3. 一覧に表示されたテンプレートから保存した際に入力したファイル名を選択して［開く］をクリックします。
4. 本文や宛先、件名が追加された形でメッセージが作成されます。
［フォームの選択］以外にも、拡張子 .oft ファイルをダブルクリックしてもメッセージを作成することができます。
まとめ
今回は短い記事ですが、Outlookテンプレート形式で保存することで、頻繁に使う本文や件名、宛先などを保存してテンプレートとして再利用することができます。
保存したテンプレートは［フォームの選択］画面で新しいメッセージとして呼び出せる他に、ショートカットなどを作成してダブルクリックで開くことで本文や件名を追加した状態でメッセージを作成することができます。
Outlookで頻繁に使う本文や件名、宛先などを保存して再利用した方の参考になれば幸いです。
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